Geschilbeslechting

MYOBI gebruikt smart contracting voor het afsluiten van de TTP-policy en biedt gebruikers van het vertrouwensnetwerk een contractportfolio waarmee de gebruikers verwerkers- en regieovereenkomsten met hun partners kunnen afsluiten.

Bij het sluiten van overeenkomsten maken partners afspraken over rechten en verplichtingen. De ene partner levert een product of dienst en de andere partner betaalt daarvoor. Het komt voor dat er tussen partners geschillen ontstaan over de kwaliteit van de geleverde producten en diensten, en of het al dan niet betalen. Dergelijke geschillen kunnen hoog oplopen als:

  • er onduidelijkheid bestaat over de bevoegdheden van vertegenwoordigers van partijen;
  • er onduidelijkheid bestaat onder welke algemene voorwaarden contracten zijn gesloten;
  • er onduidelijkheid bestaan over de rechten en verplichtingen in de contracten; of
  • er onduidelijkheid bestaat over het al dan niet geleverd of betaald zijn voor de producten en diensten.

Een hoog oplopend geschil verstoort de relaties tussen partijen. Het is soms aanleiding de relatie stop te zetten.

De kosten voor het afwerken van een geschil kan ook hoog oplopen. Allereerst legt het een beslag op de capaciteit van de organisatie, er vervolgens zijn er kosten voor advocaten en bemiddelaars en de uitkomsten van het beslechten van een geschil zijn ongewis.

Geschilbeslechting gebaseerd op mediation

MYOBI onderkent een kans op geschillen met gebruikers van het MYOBI Vertrouwensnetwerk over het nakomen van de wederzijdse verplichtingen uit de TTP-policy. Deze kans op geschillen bestaat ook als een bedrijf met haar partners verwerkers- en regieovereenkomsten sluit.

De beste manier om geschillen te beslechten is het voorkomen van geschillen. Als er onverhoopt toch verschillen voordoen dan moeten wij snel kunnen reageren met een voor partijen effectieve en kostenefficiënte geschilbeslechting. Wij onderscheiden de volgende fases van een afsprakencyclus:

  1. Voorbereidingen samenstellen contractportfolio;
  2. Contracteren;
  3. Contractmanagement; en
  4. Geschilbeslechting.

Wij bespreken de fases en geven aan hoe MYOBI de gebruikers van het vertrouwensnetwerk faciliteert.

A. Voorbereidingen samenstellen contractportfolio

MYOBI maakt gebruik van smart contracting voor het sluiten van overeenkomsten en stelt smart contracting ter beschikking aan haar gebruikers. Voordat MYOBI smart contracting kan gebruiken heeft zij, in samenwerking met advocaten van First Lawyers een contractportfolio, samengesteld. De MYOBI contractportfolio bestaat uit:

  • TTP-Policy met allen onderliggende afspraken. MYOBI spreekt de TTP-policy af met al haar gebruikers;
  • Verwerkersovereenkomsten zoals bedoeld in de AVG. Gebruikers kunnen onderling verwerkersovereenkomsten of gegevensuitwisselingsovereenkomsten afspreken en vastleggen in het Informatie ecosysteem;
  • Regieovereenkomsten die voorzien in een grondslag voor het verwerken van bedrijfs- persoonsgegevens. Gebruikers leggen deze overeenkomsten voor aan hun partners; en
  • Deze overeenkomsten past een gebruiker en haar partners toe bij het beslechten van geschillen.

De advocaten van First Lawyers en de juridische professionals van MYOBI onderhouden de contractportfolio. Wetgeving, bedrijfskundige omstandigheden en geconstateerde onduidelijkheden bij gebruikers van het MYOBI Vertrouwensnetwerk kunnen aanleiding zijn de contractportfolio aan te passen. Soms heeft dat gevolgen voor reeds gemaakte afspraken tussen partijen. MYOBI ondersteunt het proces van oversluiten van reeds gemaakte afspraken.

Het gecontroleerd kunnen beheren van de contractportfolio biedt bedrijven het comfort van het wegnemen van onduidelijkheden over de uitleg van rechten en verplichtingen in contracten. Vervolgens waarmerkt en deponeert MYOBI de contracten.

B. Contracteren

Bij contracten met behulp van smart contracting staat het proces van contrateren centraal. De initiërende partij benoemt een Business proces coördinator die een proces van contracteren kan starten. De proces coördinator betrekt medewerkers en eventuele externe experts in het proces en stelt in het proces contracttypen open voor discussie. Als er consensus is en de tekeningsbevoegde van het bedrijf stemt in met de contracttypen dan nodigt de proces coördinator een Business proces coördinator van de accepterende partij uit deel te nemen in het proces van contracteren. De proces coördinator van de accepterende partij nodigt de bevoegde personen uit deel te nemen aan het contractproces en de onderhandelingen tussen partijen gaat van start.

Als partijen instemmen met de contracten nodigen de proces coördinatoren de tekeningsbevoegde uit de overeenkomsten te tekenen met hun elektronische handtekeningen.

MYOBI ontleent de identiteit van de gebruikers af uit authentieke bronnen zoals de Kamers van Koophandel. MYOBI authentiseert de identiteit van de handelingsbevoegden, verstrekt deze personen een elektronische handtekening en vraagt de personen de TTP-policy te ondertekenen.

Het proces van contracteren vindt plaats op het MYOBI Vertrouwensnetwerk. MYOBI, in de rol van notaris, legt de pre-contractuele fase vast en als de handelingsbevoegden van de gebruikers hebben getekend, waarmerkt en deponeert MYOBI de contracten in het dossier met de pre-contractuele fase. Uiteraard zijn deze gegevens slechts voor de partners toegankelijk.

Het gecontroleerde proces van contracteren biedt bedrijven comfort van het wegnemen van onduidelijkheden over identiteit bedrijven, handelingsbevoegdheid van vertegenwoordigers, toepasselijk zijn van algemene voorwaarden, dossiervorming van gemaakte afspraken, en de zekerheid dat achteraf dwingend bewijs over de gemaakte afspraken toegankelijk is.

C. Contractmanagement​

De levensduur van een contract kan verschillen. Het hangt af van de verplichtingen en rechten die over en weer zijn afgesproken. Het spreekt tot de verbeelding dat partijen tijding informatie over de expiratie wensen te ontvangen. Hiernaast onderscheiden wij een scala aan situaties die voor partijen van belang zijn om actie te ondernemen.

Een contractmanagementproces waarin bedrijfsregels afgaan en activiteiten starten vormen het fundament voor contractmanagement. Het beheren van de bedrijfsregels en het organiseren van het appelleren aan rechten en signaleren van verplichtingen voorkomt nare discussies met partners achteraf.

D. Geschilbeslechting

Het organiseren van de aandachtspunten A, B en C zorgen ervoor dat MYOBI het aantal geschillen met partijen zo klein mogelijk weet te houden. Als er dan toch geschillen ontstaan treedt MYOBI doortastend en snel op met als doen escalatie te voorkomen. MYOBI gebruik hiervoor geschilbeslechting op basis van mediation dat is opgenomen in smart contracting.

Wij onderkennen de volgende stappen:

Stap 1: Business proces coördinator start een proces van mediation op. In het proces betrekt de proces coördinator de aanvrager van de mediation, relevante medewerkers en eventueel externe expertise. De proces coördinator neemt de set van documenten mediation op in het proces. Met behulp van het document aanvraag beschrijft de aanvrager de kwestie waarin onder andere: (1) de referentie is opgenomen naar het contract met rechten en verplichtingen; en (2) de feiten van niet nakomen van de verplichtingen door de wederpartij.

Vervolgens nodigt de proces coördinator de Business proces coördinator van de wederpartij deel te nemen aan het proces mediation;

Stap 2: De Business proces coördinator van de wederpartij betrekt relevante medewerkers in het proces mediation. Met behulp van een document geeft de wederpartij zijn zienswijze op de aanvraag.

Stap 3: Veelal, door het vergelijken van de aanvraag en de zienswijze, komen partijen tot een minnelijke schikking. Ook hiervoor is een document in de portfolio opgenomen.

Stap 4: Er bestaat een kans dat partijen toch een traject van mediation willen ingaan. Het Mediation regelment voorziet hierin.

Een gecontroleerd proces van geschilbeslechting, als sluitstuk van afsprakencyclus biedt gebruikers op het MYOBI Vertrouwensnetwerk het comfort van effectief samenwerken. Het is mogelijk smart contracting voor de eigen bedrijfsjuridische functie toe te passen.