LEM heeft een vertrouwde derde partij nodig

Het succes van een bedrijf is afhankelijk van de mate waarin het slaagt aan te aansluiten bij doelgroepen. Het kennen van de partners waarmee zaken wordt gedaan, is een voorwaarde de operationele kosten beheersbaar houden. Het is dus essentieel voor de continuïteit van de bedrijfsvoering dat een bedrijf met haar partners betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens uitwisselt. Voor het uitwisselen van deze gegevens zal een bedrijf zich houden aan wettelijke verplichtingen.

Met de komst van de AVG hebben personen de regie over hun eigen gegevens teruggekregen. Bedrijven kunnen niet zomaar doorgaan met het verwerken van “hun” persoonsgegevens. Zij zullen afspraken met personen moeten maken over het verwerken van persoonsgegevens. Daarnaast wenst een bedrijf ook regie uit te oefenen over bedrijfsgegevens. Zeker als het strategisch belangrijke gegevens betreft, zoals geheime bedrijfsgegevens, wenst een bedrijf regie over uit te oefenen door afdwingbare afspraken te maken over het verwerken van deze gegevens.

MYOBI helpt bedrijven op het vertrouwensnetwerk met een Informatie ecosysteem, waarvan LEM deel van uitmaakt, regie te voeren over bedrijfs- én persoonsgegevens.

Basis Legal Entity Management

Bilaterale afspraken tussen partijen over het verwerken van bedrijfs- én persoonsgegevens, die ook nog eens werkbaar zijn, is niet langer mogelijk. Alleen al de verschillen in gegevensdefinities en de onevenredig hoge beheerskosten werpen blokkades op. Een vertrouwde derde partij (Engels, Trusted Third Party, TTP) biedt soelaas.

MYOBI vervult de rol van vertrouwde derde partij en onderhoudt de TTP-policy, een afsprakenstelsel waaraan alle gebruikers van het vertrouwensnetwerk zich conformeren. Op basis van de TTP-policy verplicht MYOBI zich de volgende zaken te regelen:

  1. Het beschikbaar maken van gegevensdefinities en bedrijfsgegevens uit authentieke bronnen (bijvoorbeeld Kamers van Koophandel) op het vertrouwensnetwerk in het informatie ecosysteem van de zakelijke gebruiker;
  2. Authenticatie van de identiteit van bedrijven en personen (zekerheid over “wie is wie”), elektronische handtekeningen op het vertrouwensnetwerk en het waarmerken en deponeren van documenten;
  3. Het beheren van de eigen bedrijfsgegevens met behulp van het Informatie ecosysteem voor een zakelijke gebruiker. Het betreffen:
    • Formele bedrijfsgegevens waarmee de gebruiker corporate families voor bijvoorbeeld commerciële, fiscale, bancaire doelstellingen of gegevensbescherming kan samenstellen; en
    • Functionele bedrijfsgegevens waarmee een gebruiker vanuit een formele entiteit organisatieonderdelen, afdelingen en rollen kan samenstellen.
  4. De mogelijkheid voor gebruikers regie uit te oefenen over het verwerken van hun gegevens. Hiervoor geeft het bedrijf aan welke set van gegevens onder welke voorwaarden met bepaalde doelgroepen gedeeld mogen worden. MYOBI voorziet het Informatie ecosysteem van Smart contracting met een contractportfolio met regie- en verwerkersovereenkomsten;
  5. Accountability toepassingen. Bedrijven die gebruik maken van het vertrouwensnetwerk zijn accountable voor hun compliance met wettelijke en contractuele verplichtingen gericht op gegevensbescherming en informatieveiligheid. Hiermee ontstaat op het vertrouwensnetwerk meer zekerheid omtrent de betrouwbaarheid van bedrijfs- en persoonsgegevens. Om dit mogelijk te maken voorziet MYOBI het Informatie ecosysteem met Smart compliance;
  6. Faciliteren van geschilbeslechting op basis van mediation. MYOBI heeft hiervoor de TTP-policy uitgebreid en in de contractportfolio documenten voor geschilbeslechting opgenomen; en
  7. Trainingsmogelijkheden voor medewerkers.

De faciliteiten die het MYOBI Vertrouwensnetwerk aan een gebruiker biedt zal, afhankelijk van wetswijzigingen en verzoeken van gebruikers, groeien. MYOBI is strak georganiseerd, voldoet zelf ook aan de TTP-policy en verantwoordt zich over de wettelijke en contractuele (inclusief de TTP-policy) verplichtingen aan het maatschappelijk verkeer.

Operational

Na het tekenen van de TTP-policy krijgt een bedrijf de beschikking over een Informatie ecosysteem waarin LEM is opgenomen. De medewerker met de rol LEF Manager onderhoudt de interne bedrijfsgegevens. De medewerkers met de rol Business coordinator sluiten met partners (bijvoorbeeld klanten, medewerkers en leveranciers) regie- en of verwerkersovereenkomsten.

Er ontstaat een formele en een functionele structuur. De formele of juridische structuur bestaat uit een holding en entiteiten. Elke entiteit kent organisatie onderdelen en een organisatie onderdeel kent afdelingen en een afdeling kent rollen. Wij noemen dit de functionele structuur van de organisatie.

In de onderstaande structuur zijn de formele en functionele hiërarchische structuren uitgewerkt. Er zijn formele rollen die in de wet zijn geregeld. Denk bijvoorbeeld aan de rollen van het bestuur, de raad van toezicht of de functionaris voor gegevensbescherming.

De formele en functionele hiërarchische structuren

MYOBI koppelt een persoon aan een rol van het Informatie ecosysteem van het bedrijf als MYOBI succesvol de authenticatie van de identiteit van een persoon heeft voltooid en uit authentieke bronnen (bijvoorbeeld de Kamers van Koophandel) blijkt dat de persoon de vertegenwoordiger is van het bedrijf. Vervolgens wijst de vertegenwoordiger rollen, en daarmee taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, aan medewerkers.

De rol Business coordinator bezit de bevoegdheid processen op te starten. Dus ook processen voor contrateren, in het bijzonder processen gericht op het voeren van regie over bedrijfs- en persoonsgegevens. MYOBI faciliteert deze processen met Smart contracting en een hiervoor samengesteld contractportfolio met de volgende contracttypen:

  1. TTP-policy, het afspraken stelsel op het vertrouwensnetwerk; en
  2. Op basis van de TTP-policy een set van regie- en verwerkersovereenkomsten gericht op het voeren van regie over bedrijfs- en persoonsgegevens.

Door gebruik te maken van deze contractportfolio bouwt en onderhoudt het bedrijf het eigen Informatie ecosysteem.

Standaardisatie Board

MYOBI beschikt over in een Standaardisatie Board (SB) die, onder de werking van de TTP-policy, belast is met het formuleren, beheren en implementeren van gegevensdefinities op het MYOBI Vertrouwensnetwerk. Het doel is het borgen van semantische data interoperabiliteit of data operabiliteit op het vertrouwensnetwerk.

Ontsluiten gegevens uit authentieke bronnen

MYOBI maakt gebruik van gegevens uit authentieke bronnen. MYOBI maakt met zoveel mogelijk authentieke bronnen afspraken over geautomatiseerde koppelingen.

Ontsluiten van gegevens uit bedrijfssystemen

MYOBI maakt met zoveel mogelijk leveranciers van bedrijfssystemen afspraken over het geautomatiseerd uitwisselen van bedrijfs- en persoonsgegevens.

In overeenstemming met de TTP-policy handelen

Elke gebruiker stemt in met de TTP-policy en maakt afspraken met partners over het verwerken van bedrijfs- en persoonsgegevens. De afspraken bestaan uit rechten die (kunnen) worden uitgeoefend en verplichtingen die nagekomen (moeten) worden. MYOBI helpt bedrijven te voldoen aan de wettelijke en contractuele verplichtingen met behulp van de Accountability Policy waarin de TTP Gedragsregel AVG is opgenomen.

Geschilbeslechting

MYOBI doet er alles aan geschillen tussen partijen te vermijden. Als er toch geschillen ontstaan helpt MYOBI partijen effectief, snel en kostenefficiënt de geschillen met behulp van mediation op te lossen. MYOBI heeft in de TTP-policy een Mediation reglement en in de contractportfolio documenten voor mediation opgenomen. De Business coordinator kan een proces van mediation met een partner opstarten.

Servicedesk

MYOBI heeft een slagvaardige servicedesk opgezet. Alle gebruikers hebben toegang tot een self-servicedesk, de medewerkers van de servicedesk kunnen met behulp van MYOBI Messaging vragen worden gesteld en als het nodig is kan tijdens kantooruren (van maandag – vrijdag van 9:00 – 17:00) telefonisch worden overlegd.

Bedrijfsspecifiek LEM

LEM is ten behoeve van de bedrijfsprocessen van MYOBI voor gebruikers van het vertrouwensnetwerk ingezet. Het is mogelijk LEM voor de bedrijfsspecifieke situatie uit te breiden. Dit door bedrijfsspecifieke functionaliteiten aan te geven en af te nemen.

Professionele ondersteuning

Regie kunnen voeren over bedrijfs- en persoonsgegevens is een reden voor toepassen van LEM. Andere redenen kunnen fiscaal, bancair of bedrijfsmatig zijn. In dergelijke situatie kan de kennis niet aanwezig zijn het LEM adequaat op te bouwen. Het kan ook voorkomen dat een bedrijf niet beschikt over LEM capaciteit en toch het nodig heeft voor het sturen van de bedrijfsactiviteiten. Voor al deze situaties kan een bedrijf gebruik maken van de trainingsmogelijkheden of een professionals/ adviseur vragen uitkomst te bieden.

Te slotte

Naarmate LEM door meer bedrijven voor hun bedrijfsprocessen worden ingezet voegt MYOBI meer aanvullende functionaliteit en bedrijfs- en persoonsgegevens toe aan het MYOBI Vertrouwensnetwerk.