LEM heeft een vertrouwde derde partij nodig

Het succes van een bedrijf hangt af van de mate waarin het erin slaagt verbinding te maken met doelgroepen. Het kennen van de partners waarmee zaken worden gedaan, is een voorwaarde om de operationele kosten beheersbaar te houden. Voor de continuïteit van het bedrijf is het daarom essentieel dat een bedrijf betrouwbare bedrijfs- en persoonsgegevens uitwisselt met zijn partners. In ruil voor deze gegevens zal een bedrijf voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Met de komst van de AVG hebben personen weer controle over hun gegevens. Bedrijven kunnen niet zomaar “hun” persoonsgegevens blijven verwerken. Zij zullen met personen afspraken moeten maken over de verwerking van hun gegevens. Ook wil een bedrijf ook bedrijfsgegevens beheren. Zeker als het gaat om strategisch essentiële gegevens, zoals vertrouwelijke bedrijfsgegevens, wil een bedrijf controle uitoefenen door afdwingbare afspraken te maken over de verwerking van bedrijfsgegevens.

Basis van Legal Entity Management

MYOBI helpt bedrijven op het Vertrouwensnetwerk met een Informatie Ecosysteem, waar LEM deel van uitmaakt, om bedrijfs- en persoonsgegevens te beheren.

Bilaterale afspraken tussen partijen over de verwerking van bedrijfs- en persoonsgegevens, die ook werkbaar zijn, zijn niet meer mogelijk. Alleen al de verschillen in gegevensdefinities en de onevenredig hoge beheerkosten zorgen voor blokkades. Een Trusted Third Party (TTP) biedt solaas. MYOBI vervult de rol van de TTP en onderhoudt de TTP-policy; een regeling waaraan alle gebruikers van het Vertrouwensnetwerk zich houden.

Op basis van de TTP-policy verbindt MYOBI zich ertoe de volgende zaken te behandelen:

  1. Het onderhouden van gegevensdefinities en bedrijfsgegevens die beschikbaar zijn uit authentieke bronnen (bijvoorbeeld de Kamers van Koophandel) op het Vertrouwensnetwerk op het informatie Ecosysteem van de bedrijfsgebruiker;
  2. Authenticatie van de identiteit van bedrijven en personen (zekerheid over “wie is wie”), elektronische handtekeningen op het Vertrouwensnetwerk en notariële documenten;
  3. Bedrijfsgebruiker beheert zijn bedrijfsgegevens met behulp van het Informatie Ecosysteem. Deze omvatten:
    • Formele bedrijfsgegevens waarmee de gebruiker de organisatiestructuur kan samenstellen voor bijvoorbeeld commerciële, fiscale, bancaire doeleinden of gegevensbescherming; en
    • Functionele bedrijfsgegevens waarmee een gebruiker organisatorische eenheden, afdelingen en rollen kan opbouwen vanuit een formele entiteit.
  4. De gebruikers controleren en sturen de verwerking van hun gegevens. Een bedrijfsgebruiker geeft aan welke dataset onder welke voorwaarden gedeeld mag worden met specifieke doelgroepen. MYOBI maakt smart contracting mogelijk in het Informatie Ecosysteem met een contractportfolio bestaande uit regie- en verwerkersovereenkomsten;
  5. Pas verantwoording toe. Bedrijven die gebruik maken van het Vertrouwensnetwerk zijn verantwoordelijk voor hun naleving van wettelijke en contractuele verplichtingen gericht op gegevensbescherming en informatiebeveiliging. Dit geeft het Vertrouwensnetwerk meer zekerheid over de betrouwbaarheid van bedrijfs- en persoonsgegevens. MYOBI maakt het Informatie Ecosysteem mogelijk met smart compliance;
  6. Schakel bemiddelingsgestuurde geschillenbeslechting in. Bemiddelingsregels maken deel uit van de TTP-policy en de contractportefeuille bevat documenten ter ondersteuning van een bemiddelingsproces; en
  7. Opleidingsmogelijkheden voor medewerkers.

De faciliteiten die het Vertrouwensnetwerk aan gebruikers biedt, zullen groeien afhankelijk van wetswijzigingen en verzoeken van gebruikers. MYOBI is goed georganiseerd, voldoet ook aan de TTP-policy en is verantwoordelijk voor de wettelijke en contractuele (inclusief de TTP-policy) verplichtingen jegens de samenleving.

Operationeel

Na ondertekening van de TTP-policy krijgt een bedrijf toegang tot een Informatie Ecosysteem waarin LEM is opgenomen. De medewerker met de rol LEM Manager onderhoudt de interne bedrijfsgegevens. De medewerkers met de rol bedrijfscoördinator maken afspraken met partners (bijvoorbeeld klanten, medewerkers en leveranciers) regie- en verwerkersovereenkomsten.

Een formele en functionele structuur groeit. De formele of juridische structuur bestaat uit een holdingmaatschappij en entiteiten. Elke entiteit heeft organisatie-eenheden en een organisatie-eenheid heeft afdelingen en een afdeling heeft rollen. Dit noemen we de functionele structuur van de organisatie.

In onderstaande figuur zijn de formele en functionele hiërarchische structuren uitgewerkt. Er zijn formele rollen die in de wet zijn geregeld (regelgevende verplichtingen). Denk bijvoorbeeld aan de rollen van het bestuur, de raad van toezicht of de functionaris voor gegevensbescherming.

De formele en functionele hiërarchische structuren

MYOBI verbindt een persoon met een rol van het Informatie Ecosysteem van het bedrijf als MYOBI de authenticatie van de identiteit van een persoon heeft voltooid en authentieke bronnen (bijvoorbeeld de Kamers van Koophandel) laten zien dat de persoon de vertegenwoordiger van het bedrijf is. De vertegenwoordiger wijst vervolgens rollen, en dus taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, toe aan medewerkers.

De rol bedrijfscoördinator heeft de bevoegdheid om processen op te starten. Dus ook processen voor het tegengaan, in het bijzonder processen gericht op het beheersen en sturen van de bedrijfs- en persoonsgegevens. MYOBI faciliteert deze processen met smart contracting en een contractportfolio met de volgende contracttypes:

  1. TTP-policy, de mores op het Vertrouwensnetwerk; en
  2. De TTP-policy een set van regie- en verwerkingsovereenkomsten gericht op controle en aansturing van het bedrijf en de persoonsgegevens.

Door gebruik te maken van dit contractportfolio bouwt en onderhoudt het bedrijf zijn eigen Informatie Ecosysteem.

Standaardisatie Board

MYOBI heeft een Standaardisatie Board (SB) die in het kader van de TTP-policy verantwoordelijk is voor het formuleren, beheren en implementeren van data-definities op het Vertrouwensnetwerk. Het doel is om semantische data-interoperabiliteit of dataoperabiliteit op het Vertrouwensnetwerk te garanderen.

Ontgrendel gegevens uit verschillende bronnen

MYOBI gebruikt data uit authentieke bronnen. MYOBI maakt afspraken over geautomatiseerde gegevensuitwisseling met zoveel mogelijk authentieke bronnen. MYOBI maakt met zoveel mogelijk leveranciers van bedrijfssystemen afspraken over geautomatiseerde uitwisseling van bedrijfs- en persoonsgegevens

Handel in overeenstemming met de TTP-policy

Elke gebruiker gaat akkoord met de TTP-policy en sluit overeenkomsten met partners over de verwerking van bedrijfs- en persoonsgegevens. De overeenkomsten bestaan ​​uit rechten die kunnen worden uitgeoefend en verplichtingen waaraan moet worden voldaan. MYOBI helpt bedrijven om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen door middel van het verantwoordingsbeleid dat de TTP Gedragscode AVG omvat.

Geschillenbeslechting

MYOBI zet zich in om problemen tussen partijen te vermijden. MYOBI helpt partijen bij geschillen effectief, snel en kosteneffectief de conflicten met mediation op te lossen. MYOBI heeft in de TTP-policy de ‘regels voor bemiddeling’ opgenomen en de contractportfolio met documenten voor mediation voorbereid. De bedrijfscoördinator kan een bemiddelingsproces starten met een partner.

Servicedesk en professionele ondersteuning

MYOBI heeft een slagvaardige servicedesk ingericht. Alle gebruikers hebben toegang tot een servicedesk, de gebruikers kunnen vragen stellen aan de servicedesk. Ook is de servicedesk telefonisch bereikbaar tijdens kantooruren (van maandag t / m vrijdag vanaf 9.00 uur). – 17:00 uur).

Het kunnen sturen van bedrijfs- en persoonsgegevens is een reden voor de aanvraag van LEM. Andere redenen kunnen belastingkwesties, bankzaken of zakelijke aangelegenheden zijn. Soms is de kennis niet aanwezig om het bedrijf LEM adequaat op te bouwen. Het kan ook gebeuren dat een bedrijf geen LEM capaciteit heeft en toch de bedrijfsactiviteiten moet sturen. Voor al deze situaties kan een bedrijf gebruik maken van de opleidingsmogelijkheden of een professional / consultant om een ​​oplossing vragen.